Rabobank Ledenraad database

De Ledenraad is voor de Rabobank een belangrijk orgaan. Zij vertegenwoordigt de leden van de bank, maar zijn ook een belangrijk klankbord voor de directie als het gaat over beleid en visie. Vanzelfsprekend is een vlekkeloze communicatie met deze ledenraad dan ook van groot belang.

De leden van de Rabobank

In tegenstelling tot vrijwel alle andere banken in Nederland heeft de Rabobank geen aandeelhouders, maar leden. Deze leden laten zich per regio vertegenwoordigen door een gekozen ledenraad. Deze ledenraad is het hoogste orgaan. De ledenraad oefent haar invloed uit op het te voeren beleid van de bank en heeft ook enkele bestuurlijke taken. Er zijn zowel zakelijke als particuliere ledenraadsleden. Deze leden vergaderen meerdere keren per jaren, volgen verschillende cursussen om beter geïnformeerd te zijn en nemen vaak zitting in de zogenaamde consultatiegroepen van de Rabobank.

Aanwezigheid

Los van het uitnodigen van alle deelnemers voor deze activiteiten, dient bijgehouden te worden wie komt en daadwerkelijk geweest is. Alle leden dienen de juiste stukken op tijd te ontvangen en natuurlijk aanwezig te zijn.

Ledenverkiezingen

Daarnaast is er de ingewikkelde taak van de doorlopende verkiezingen van de leden van de ledenraad. Ledenraadsleden worden gekozen door de leden en mogen slechts een beperkte periode in de raad zitten. Een goede registratie van in – en uitredende leden in de tijd is van groot belang om dit democratische proces te ondersteunen.

Software

DMDesk heeft in samenwerking met Rabobank Rotterdam software ontwikkeld waarin al deze processen voor de bank worden ondersteund. Het systeem begint bij het beheren van alle personalia van de ledenraadsleden tot en met de LinkedIn profielen en Twitter accounts. Het zorgt ook voor het uitnodigen van alle ledenraadsleden voor een vergadering of een cursus. Men kan zich aan- of afmelden op een persoonlijke webpagina, alwaar men ook de benodigde stukken kan downloaden. Hier kan men zelfs eventuele dieetwensen aangeven als een lunch of diner onderdeel uitmaken van het overleg en zelfs een uitrijkaart aanvragen voor de parkeergarage. Indien gewenst wordt men tijdig herinnerd aan het overleg door middel van een e-mail of sms.

Database

De software communiceert vervolgens alle informatie naar de juiste partijen. Voorafgaand aan een vergadering worden alle aanwezige leden snel geregistreerd middels een barcodesysteem; zo is altijd bekend hoeveel en welke mensen aanwezig waren.
Het systeem geeft ook duidelijk inzicht in de huidige samenstelling van de raad en het toekomstige rooster van aftreden van oude- en het toetreden van nieuwe leden. Hierdoor kan er tijdig gehandeld worden en is het evenwicht in de zakelijke en particuliere, dames en heren, autochtoon en allochtoon, jonge en oude leden goed te beheersen.